Segnalazioni anonime Whistleblowing

Con la presente siamo a comunicare che, come stabilito dal d.lgs. 24/2023 e dalle Linee Guida ANAC di cui alla delibera n. 311/2023, la nostra Società ha predisposto una procedura interna per la trasmissione e gestione delle segnalazioni in materia di whistleblowing. Le segnalazioni possono essere avanzate mediante:

a) Lettera cartacea raccomandata a/r in busta chiusa indirizzata all’Organismo di Vigilanza della struttura interessata dalla violazione, al seguente indirizzo:

Via di Tor Vergata 440 B 00133 Roma
C/O Gruppo Ecosafety Srl
Avv. Riccardo Sarta Organismo di Vigilanza (NOME SOCIETA’)

E’ necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del
documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata” al gestore della La lettera cartacea di segnalazione della violazione deve contenere le seguenti informazioni:
descrizione violazione, comprensiva per quanto possibile di luogo, data e personale coinvolto;
eventuali prove documentali o allegati, se disponibili;
nominativo, recapito postale e firma del whistleblower, se sceglie di non rimanere anonimo.

Alla segnalazione verrà dato seguito entro sette giorni dalla sua notifica, mediante l’invio di un avviso di ricezione al recapito postale indicato.
L’Organismo di Vigilanza procederà alla relativa attività istruttoria e potrebbe richiedere un incontro per l’approfondimento della segnalazione ovvero l’invio di documentazione o informazioni integrative.
L’Organismo di Vigilanza fornirà riscontro al segnalante sull’accettazione della segnalazione quale segnalazione “whistleblowing” in accordo alla relativa normativa (D.Lgs. 23/2023 e s.m.i.) nel minor tempo tecnico possibile e comunque entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione.

b) Incontro con membri dell’Organismo di vigilanza della struttura
La richiesta di appuntamento con l’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, anche per procedere a una eventuale segnalazione orale in materia di whistleblowing, può essere effettuata mediante lettera cartacea ai seguenti indirizzi:

Via di Tor Vergata 440 B 00133 Roma
C/O Gruppo Eciosafety Srl
Avv. Riccardo Sarta
Organismo di Vigilanza (NOME SOCIETA’)

Ai fini della garanzia di riservatezza del segnalante, si specifica di non riportare la segnalazione nella richiesta di appuntamento con l’Organismo di Vigilanza, ma di procedere con la segnalazione solo nel corso dell’incontro.
Alla richiesta di appuntamento verrà data risposta entro sette giorni dalla ricezione della richiesta cartacea o PEC, proponendo una data per l’incontro nel minor tempo tecnico possibile e comunque non oltre entro dieci giorni dalla ricezione della richiesta di incontro.
L’Organismo di Vigilanza fornirà riscontro al segnalante sull’accettazione della segnalazione quale segnalazione “whistleblowing” in accordo alla relativa normativa (D.Lgs. 23/2023 e s.m.i.) nel minor tempo tecnico possibile e comunque entro tre mesi dall’incontro.
Al fine di adempiere agli obblighi normativi, prima dell’attivazione del canale interno di comunicazione, Vi invitiamo a comunicare eventuali osservazioni o a richiedere chiarimenti, intendendosi la stessa operativa, da subito.

Distinti saluti
Il Legale Rappresentante